I když to vypadá zvláštně, zákoník práce v případě pracovní cesty primárně počítá s tím, že zaměstnanec vyjíždí na pracovní cestu veřejnou čili hromadnou dopravou (ust. § 157). Kupodivu zákon počítá spíše s možností využití taxíku než s cestou vlastním vozidlem zaměstnance nebo služebním vozidlem zaměstnavatele, ale možná měli zákonodárci na mysli jen situaci, když zaměstnanec jede taxíkem třeba z vlakového nádraží někam na odlehlé místo, kam je mimo ranní a odpolední špičku dobré spojení hromadnou dopravou.
Proplacené plné ceny jízdenky dálkové i městské dopravy
Zákoník práce předepisuje, že náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Zaměstnanec má tedy samozřejmě nárok na proplacení plné ceny jízdenky za autobus nebo vlak.
Vedle dálkové dopravy může samozřejmě zaměstnanec použít místní (městskou) hromadnou dopravu. I když mnohde v regionech se rozdíl mezi dálkovou a místní dopravou stírá v podobě regionálních dopravních systémů, jako je třeba v Praze a Středočeském kraji PID, IDOL v Libereckém kraji nebo IREDO v Královéhradeckém a Pardubickém kraji apod.
Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy přísluší zaměstnanci také v prokázané výši, tedy na základě předložení jízdenky. Prokazovat cenu jízdného místní dopravy však zaměstnanec nemusí v situaci, kdy jde o pracovní cestu v rámci obce, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce. Takže když zaměstnanec cestuje z pravidelného místa výkonu své práce na další pracoviště, nemusí předkládat jízdenku. Ostatně třeba cestuje na svou vlastní předplatní jízdenku.
Zaměstnavatel jen souhlasil s jízdou vlastním vozem zaměstnance, nebo o to zaměstnance skutečně požádal?
Vyjede-li tedy zaměstnanec po dohodě se zaměstnavatelem nebo na jeho příkaz na pracovní cestu vlastním vozidlem, má nárok na náhradu výdajů s tím spojených, na cestovní náhrady, a to na proplacení ceny pohonných hmot a na amortizační příspěvek.
Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.
Jinak řečeno, i když zaměstnanec pojede vlastním vozem, má nárok jen na cenu jízdenky, jako kdyby jel veřejnou dopravou.
Je totiž třeba odlišovat situaci, kdy zaměstnavatel jenom souhlasil s tím, že zaměstnanec namísto veřejnou dopravou pojede svým vlastní vozidlem. Pak má zaměstnanec nárok jen na peníze odpovídající ceně jízdenky veřejné dopravy.
Řekněme, že zaměstnavatel dá pokyn zaměstnanci, aby vyjel do spolupracující firmy v jiné obci vlakem nebo autobusem. Zaměstnanec se dotáže, zda raději může jet pohodlněji vlastním vozidlem. A zaměstnavatel jen mávne rukou a svolí bez bližší dohody nějakými slovy zhruba takto: Ano, jeďte si svým autem.
Bez výslovného příkazu nebo dohody, že zaměstnanec pojede svým vozem, má zaměstnanec v takové situaci nárok jen na náhradu ve výši jízdného v rámci veřejné hromadné dopravy. K tomu, aby zaměstnanec získal nárok na cenu pohonných hmot a na amortizační příspěvek, musí mít příkaz zaměstnavatele nebo výslovnou dohodu s ním o použití vlastního vozidla pro účely pracovní cesty.
Náhrada opotřebení vozidla a úhrada pohonných hmot
Pokud tedy zaměstnavatel zaměstnance výslovně požádá, aby použil svůj vlastní vůz, tak zaměstnanci přísluší v plné výši za každý ujetý 1 km jízdy základní náhrada (to je onen amortizační příspěvek) a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.
- Za použití jednostopého vozidla má zaměstnanec v r. 2023 nárok na náhradu za 1 km jízdy, která činí nejméně 1,40 Kč.
- Za použití osobního silničního motorového vozidla má zaměstnanec nárok na 5,20 Kč za každý ujetý kilometr jízdy.
- Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu se sazba základní náhrady za 1 km jízdy zvyšuje nejméně o 15 %, takže přinejmenším na 5,98 Kč.
Vyhláška č. 398/2023 Sb. tyto náhrady pro rok 2024 valorizuje. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí nově pro rok 2024 nejméně u
- jednostopých vozidel a tříkolek 1,50 Kč,
- osobních silničních motorových vozidel 5,60 Kč.
Zvýšení za použití přívěsu a dvojnásobek za nákladní vozy
S 15% navýšením za použití přívěsu tak činí amortizační sazba za 1 km jízdy v r. 2024 6,44 Kč.
Základní náhrada za použití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru činí dvojnásobek sazby pro osobní auto, takže dosud v r. 2023: 10,40 Kč za 1 km jízdy a nově v r. 2024: 11,20 Kč za 1 km jízdy.
Pokud zaměstnanec použije firemní vozidlo a kupuje za vlastní peníze pohonné hmoty, má nárok jen na náhradu jejich ceny. Pokud však použije firemní kartu na nákup benzínu či nafty do firemního vozidla, poskytování jízdních náhrad samozřejmě odpadá.
Náhrada za spotřebované pohonné hmoty podle vyhlášky nebo podle účtenky
Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cena benzínu, nafty, popř. elektřiny při použití elektromobilu může vyjít ze skutečné nákupní ceny, nebo z průměrné ceny předepsané vyhláškou.
Cenu pohonné hmoty totiž prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu na čerpací stanici, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Musí tedy jít o účtenku za nákup pohonných hmot relativně krátce předcházející pracovní cestě nebo z doby pracovní cesty. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, protože něco natankoval dopředu před cestou, něco až při cestě, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.
Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli nákupním dokladem neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou vyhláškou. Zaměstnanec může podkladní doklad ztratit.
V posledních letech se vyhláškové ceny mění i v průběhu roku
Takovou vyhlášku s průměrnými cenami pohonných hmot (i náhrad za použití vozidla) vydává každoročně s novou účinností od 1. ledna kalendářního roku Ministerstvo práce a sociálních věcí. Pokud však ceny vzrostou, popř. i klesnou rovněž v průběhu roku, a to o více než 20 %, vyhlásí ministerstvo ve Sbírce zákonů nové ceny.
V dřívějších letech postačilo vyhlášení cen vždy jen jednou ročně od počátku roku a ceny pak také po celý rok vydržely ve stejné výši, aspoň v rámci vyhlášky. V posledních letech se však vyhláškové ceny pohonných hmot mění i v průběhu kalendářního roku. Pro rok 2023 platí, resp. platila vyhláška č. 467/2022 Sb., ve znění pozdějších novel, a to vyhlášek č. 85/2023 Sb. a č. 191/2023 Sb. Pro rok 2024 platí nová vyhláška č. 398/2023 Sb., jak už jsme ji zmínili.
Pokud zaměstnanec kupuje pohonnou hmotu, může si vybrat mezi skutečně placenou cenou a vyhláškovou
Vůbec tedy není nutné se řídit vyhláškovými cenami. Zaměstnanec může požadovat proplacení pohonných hmot v cenách, za jaké je skutečně zakoupil, pokud k vyúčtování pracovní cesty připojí doklad o nákupu, z něhož je patrná souvislost s pracovní cestou (zejména časová, tedy nákup v přiměřené době před pracovní cestou nebo během ní).
Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu pak určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Spotřeba pohonných hmot bude počítána podle údajů o spotřebě uvedených ve velkém technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit.
Jestliže tyto údaje technický průkaz např. nějakého staršího vozidla neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců.
Vyhláškové ceny loňské a aktuální
Vyhláškové průměrné ceny pohonných hmot v r. 2023 činily, a to od 1. ledna:
- 41,20 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,
- 45,20 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,
- 44,10 Kč za 1 litr motorové nafty, ale od 1. července poklesla cena jen na 34,40 Kč za litr,
- 6,00 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny, ovšem od 1. dubna 2023 to bylo 8,20 Kč za kilowatthodinu.
Výše průměrné ceny pohonné hmoty podle vyhlášky pro rok 2024 činí nově od 1. ledna:
- 38,20 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,
- 42,60 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,
- 38,70 Kč za 1 litr motorové nafty,
- 7,70 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.
Jak vyúčtovat cestovní náhrady
O tom, jak se postupuje při vyúčtování cestovních náhrad a jejich vyplácení, jsme psali v článku Co musíte udělat, abyste dostali od zaměstnavatele stravné?
A že se nevyplácí podvádět, jsme psali v tomto článku Naúčtoval si o 36 Kč více na jízdném a dostal okamžitý vyhazov.
Jak na zaokrouhlení?
Sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot se zaokrouhlují na desetihaléře směrem nahoru (ust. § 189 odst. 3 zákoníku práce). Jde o zaokrouhlování pro účely normotvorby – výpočet pro vyhlášku a stanovení v ní, tedy pro legislativu při stanovení sazeb cestovních náhrad. Nejde o zaokrouhlování pro výpočet vyplácené náhrady.
Pokud jde o zaokrouhlování v praxi při poskytování cestovních náhrad, to je upraveno v ust. § 183 odst. 3 věty druhé zákoníku práce: Částka (cestovní náhrady), kterou má zaměstnanec zaměstnavateli na základě jím provedeného vyúčtování poskytnuté zálohy vrátit v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru
.
Dále se zaokrouhlování týká ust. § 183 odst. 5 věty druhé zákoníku práce, podle něhož částka (cestovní náhrady nebo zálohy), kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru.